Apesar dela valer para coisas mais filosóficas como: saudades de alguém, a grama mais verde do vizinho ou a falta que faz um aquecedor em Campinas-SP no mês de agosto, existe um conjunto de coisas na sua empresa que provavelmente passam normalmente passam desapercebidas, mas fazem uma falta danada quando não estão mais lá.
Para te ajudar a não deixar isso atrapalhar seu dia-a-dia, seguem dicas de como um bom planejamento pode te livrar de muita dor de cabeça.
“Como assim?!? Já acabou?!?”
Depois que os serviços são entregues ou o mercado passa por um período de vacas magras, a empresa fica sem clientes e o faturamento cai que nem uma jaca.
Para evitar problemas nessa área, recomendo uma atenção especial ao 3o ponto do artigo 3 formas de separar homens de meninos na prestação de serviços.
2. Know-how de tarefas específicasQuanto mais específico é o serviço que uma empresa presta, maior a necessidade de especialistas em suas respectivas áreas. Porém, além disso, ainda existem conhecimentos que não são tão especializados assim, mas podem fazer bastante falta se a pessoa responsável entrar de férias, ficar doente ou qualquer outro motivo para ausência, como por exemplo a senha de um determinado sistema ou o procedimento padrão para emitir notas fiscais pelo site da prefeitura.
Além de ferramentas como o Evernote, que podemos nos aprofundar em outro artigo, ter processos de gestão de conhecimento bem definidos é a melhor forma de evitar que problemas do tipo aconteçam.
Para se aprofundar no tema, recomendo o artigo 7 dicas para uma gestão do conhecimento eficiente em pequenas empresas.
3. Informações gerenciaisConvenhamos que é muito chato ter que registrar absolutamente tudo que é feito na empresa. Além da parte financeira, ainda precisamos anotar quando fizemos contato com cada cliente e organizar infinitos projetos de áreas diferentes. Será que não seria mais fácil simplesmente sair fazendo ao invés de toda hora ter que anotar essas informações?
A resposta simples é: não!
Assim como qualquer tipo de prevenção, o controle das informações é chato no momento, mas facilita muito decisões mais pra frente. Por exemplo, como decidir se você deve comprar um novo computador à vista ou parcelado se não tem ideia de como está seu fluxo de caixa?
Para te ajudar nessa área, algo que pode facilitar muito a vida, mesmo de pequenas empresas, é o uso de um ERP. Confira mais em O que é um ERP e como usá-lo em uma micro empresa.
4. Material de escritórioEmpresas grandes chegam a possuir departamentos inteiros para garantir que materiais básicos não faltarão. Porém, numa empresa pequena, em que cada um precisa focar muito na sua função, é bem fácil esquecer de coisas básicas como papel higiênico, comida para o lanchinho, cartuchos de impressoras, etc.
Além de combinarem que todos são responsáveis por essas coisas (qualquer um que ver que algo está chegando ao fim avisa), uma listinha de compras pode ajudar na hora de centralizar tudo em um lugar só.
Se tudo for bem planejado, uma excelente dica é fazer as compras pela internet. Na Staples, por exemplo, eles entregam em até 2 dias úteis na grande São Paulo e têm ótimas condições para o resto do país.
Recentemente, fizemos uma mega compra de material para copa (biscoitos, papel toalha, esponjas, etc.) e a entrega foi feita em menos de 24 horas! Para melhorar as coisas, o frete ainda ficou de graça. Fora os preços, que estavam bastante em conta, a economia de tempo de não irmos até o mercado valeu muito a pena.
Conclusão: Valorize as coisas antes delas acabaremUma das minhas frases favoritas do cinema é a da tartaruga Mestre Oogway, de Kung Fu Panda:
Ontem é história. Amanhã é um mistério. Hoje é um dom, por isso é chamado de “presente”
Na prática, essa frase não tem muito a ver com esse artigo, mas lembrei dela agora e achei muito boa.De qualquer forma, a moral da história é que, filosofias à parte, um bom planejamento pode te evitar algumas dores de cabeça que acontecem quando somos pegos de calças curtas.
Especificando melhor a parte de material de escritório, recomendo dar uma conferida em algumas linhas específicas da Staples que com certeza sua empresa precisa com certa frequência:
Fonte: Saia do lugar
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